Notyfikacja produktów kosmetycznych w Wielkiej Brytanii – co musisz wiedzieć o SCPN

Po opuszczeniu Unii Europejskiej przez Wielką Brytanię 1 stycznia 2021 roku, kraj wprowadził własne regulacje dotyczące produktów kosmetycznych. Centralnym elementem nowego systemu jest portal Submit Cosmetic Product Notification (SCPN), który zastąpił unijny Cosmetic Products Notification Portal (CPNP) dla rynku brytyjskiego. SCPN jest zarządzany przez Office for Product Safety and Standards (OPSS) i stanowi obowiązkowe narzędzie dla wszystkich podmiotów wprowadzających kosmetyki na rynek Wielkiej Brytanii.​

Zgodnie z brytyjskimi przepisami, każdy produkt kosmetyczny musi zostać zgłoszony do SCPN przed wprowadzeniem na rynek Wielkiej Brytanii. Dotyczy to zarówno nowych produktów, jak i tych, które wcześniej były notyfikowane w unijnym CPNP. Brak notyfikacji może skutkować surowymi karami – grzywną (nieograniczoną w Anglii i Walii, do £5000 w Szkocji i Irlandii Północnej) oraz karą pozbawienia wolności do 3 miesięcy.​

Każdy produkt kosmetyczny wprowadzany na rynek brytyjski musi mieć wyznaczoną Osobę Odpowiedzialną z siedzibą w Wielkiej Brytanii, która ponosi odpowiedzialność za:​

• • zgodność produktu z przepisami,​
  • gromadzenie i przechowywanie dokumentacji produktu,​
  • prowadzenie komunikacji z organami nadzorującymi (OPSS, NPIS, Trading Standards),​
  • dokonanie notyfikacji w SCPN.

​

Podczas zgłaszania produktu do SCPN należy przedstawić:​

• pełny skład produktu (w tym informacje o nanomateriałach),​
• szczegóły dotyczące osoby kontaktowej ds. medycznych,​
• nazwę i dane Osoby Odpowiedzialnej,​
• oznakowanie produktu i opcjonalnie zdjęcie opakowania.​

Powyższe informacje są wykorzystywane głównie przez służby medyczne w nagłych sytuacjach.​

Raport z oceny bezpieczeństwa (Cosmetic Product Safety Report – CPSR) musi być przygotowany przez osobę posiadającą odpowiednie kwalifikacje. Powinien być opracowany w języku angielskim zgodnie z wymogami brytyjskiego prawa. CPSR stanowi fundamentalną część dokumentacji i nie jest przesyłany do SCPN, ale musi być dostępny na żądanie organów.​

Produkty wprowadzone do obrotu przed 31 grudnia 2020 roku mogą być nadal sprzedawane, ale dla wszystkich kosmetyków wprowadzanych po tej dacie obowiązuje 90-dniowy okres na notyfikację. Od 1 stycznia 2023 roku wszystkie kosmetyki muszą mieć etykiety zgodne z brytyjskimi wymogami, w tym adres brytyjskiej Osoby Odpowiedzialnej.​

Choć brytyjskie przepisy kosmetyczne są oparte na unijnym rozporządzeniu (WE) nr 1223/2009, od czasu Brexitu pojawiają się rozbieżności. Przykładowo:​

• zmiany w wykazach dozwolonych i zakazanych substancji mogą zachodzić niezależnie,​
• procedury dopuszczania nanomateriałów są osobne,​
• obowiązek notyfikacji odbywa się przez SCPN, a nie CPNP.​

Polskie przedsiębiorstwa planujące eksport kosmetyków do Wielkiej Brytanii muszą spełnić szereg wymagań, które różnią się od tych obowiązujących na rynku unijnym. Do najważniejszych należą:

• Wyznaczenie brytyjskiej Osoby Odpowiedzialnej (RP) – podmiot musi być zarejestrowany w Wielkiej Brytanii i posiadać odpowiednią wiedzę oraz zasoby do wypełniania obowiązków regulacyjnych.
• Notyfikacja produktu w portalu SCPN – każdy kosmetyk musi być zgłoszony przed wprowadzeniem do obrotu, nawet jeśli wcześniej został zgłoszony do CPNP.
• Dostosowanie oznakowania produktu – etykieta powinna zawierać dane brytyjskiej RP i być zgodna z wymogami UK Cosmetics Regulation.
• Opracowanie CPSR w języku angielskim – dokumentacja bezpieczeństwa musi być przygotowana zgodnie z brytyjskimi standardami.
• Zgodność ze specyfiką regulacyjną Wielkiej Brytanii – m.in. osobne podejście do składników, dopuszczalnych stężeń i nanomateriałów.

Eksporterzy z Polski powinni analizować zmieniające się przepisy, gdyż brytyjski reżim regulacyjny ewoluuje niezależnie od regulacji unijnych. 

System SCPN działa całkowicie online i umożliwia łatwą nawigację po procesie notyfikacyjnym, jednak wymaga dokładności przy wprowadzaniu danych. Ważne jest:

• posiadanie konta „Government Gateway” do logowania,
• dokładne przygotowanie informacji przed przystąpieniem do zgłoszenia (szczególnie składu INCI),
• regularna aktualizacja danych w SCPN w przypadku zmian w produkcie.

W praktyce, wielu producentów korzysta z pomocy wyspecjalizowanych doradców regulacyjnych lub firm zewnętrznych, które świadczą usługi RP oraz kompleksowej obsługi SCPN. Zespół Specchem oferuje kompleksowe wsparcie w procesie notyfikacji kosmetyków na rynku UK – od przygotowania dokumentacji PIF, przez wyznaczenie osoby odpowiedzialnej w Wielkiej Brytanii, aż po prawidłowe zgłoszenie w SCPN. 

Portal SCPN stanowi podstawę nadzoru nad kosmetykami w Wielkiej Brytanii po Brexicie. Dla firm spoza UK, w tym z Polski, oznacza to konieczność dostosowania produktów i dokumentacji do lokalnych przepisów. Ze względu na zmiany regulacyjne, dobrze jesy wdrożyć system stałego monitoringu prawa oraz rozważyć współpracę z wyspecjalizowanymi doradcami. To klucz do legalnej sprzedaży, zgodności i silnej pozycji marki na rynku brytyjskim.